Jak wysyłać informacje prasowe?

Dobrze napisana notka to zaledwie połowa sukcesu – jeśli dziennikarz nie zechce jej przeczytać, praca pójdzie na marne. Zdecydowana większość informacji prasowych trafia do redakcji drogą mailową, ale jeśli wiadomość nie będzie skonstruowana poprawnie, jej żywot skończy się w koszu lub spamie. Jak tego uniknąć?

skrzynka pocztowa_rvp-cw_cc_flickr

Jak najmniej załączników

Mail z notką prasową powinien zawierać treść główną i absolutnie niezbędne załączniki. Podstawą jest plik tekstowy z treścią notki, opcjonalnie logo, 2-3 zdjęcia lub grafiki. Jeśli chcesz udostępnić dziennikarzowi film lub prezentację, zamieść linki do stron, na których może się z nimi zapoznać, a zamiast dołączania ogromnych paczek ze zdjęciami odeślij go do galerii z możliwością ich pobrania.

Pliki tekstowe w formacie edytowalnym

Jeśli, co nie jest regułą, decydujesz się na dołączenie do maila z informacją pliku tekstowego zawierającego tę samą treść lub jej rozwinięcie, zawsze wybieraj plik edytowalny, najlepiej w formacie .doc. Przesłanie notki w wersji trudnej lub niemożliwej do edycji skutecznie zniechęci dziennikarza. To samo w przypadku plików w najnowszej wersji Office’a – istnieje ryzyko, że ktoś zwyczajnie nie będzie sobie zawracał głowy przeformatowaniem i nawet nie otworzy pliku.

Duże logo w dobrym formacie

Często treści do cms’ów wrzucają osoby, które nie obsługują programów graficznych lub nie mają do nich dostępu na swoich firmowych komputerach. Dlatego przesyłając logo w formacie JPEG lub PNG na białym tle (a najlepiej bez tła) ułatwisz im pracę. Plik nie może również być zbyt mały, by w razie potrzeby dał się łatwo skalować.

Udostępnianie zdjęć

W tym względzie spotykamy dwa podejścia: wysyłasz maile z fotografiami lub z odnośnikiem do strony, z której można je ściągnąć. W pierwszym wypadku polecamy, by dołączać maksymalnie 2-3 zdjęcia, które zilustrują temat. W drugim oczywiście wskazana jest większa liczba, ale pamiętajmy, że żaden dziennikarz nie ma czasu ani ochoty przeklikiwać się przez ogromną galerię fotografii, które nie zostały poddane żadnej selekcji.

Personalizacja adresatów

Informację prasową kierowaną do większej liczby osób powinno się wysyłać w wersji UDW, dzięki której reszta adresatów wiadomości jest ukryta. Robienie tego w formie DW, czyli do wiadomości innych, to szkolny błąd każdego marketingowca. Jeśli liczba odbiorców nie przekracza 10 możesz wysłać każdą wiadomość indywidualnie, starając się ją spersonalizować; na przykład tłumacząc w kilku zdaniach, dlaczego sądzisz, że akurat ta redakcja byłaby zainteresowana tematem.

Odpowiedni dobór adresatów

Ta kwestia w teorii jest oczywista, ale w praktyce można odnieść wrażenie, że niektóre firmy PR wysyłają notki bez żadnego planu czy namysłu – to, że jakiś dziennikarz znalazł się na Twojej liście kontaktów nie oznacza, że masz przesyłać mu wszystko. Do redakcji branżowych powinny trafiać tylko i wyłącznie informacje związane z branżą, do lokalnych te związane z miastem czy regionem itp. W wielu mediach poszczególni dziennikarze mają swoje specjalizacje, więc zamiast wysyłać notkę na maila ogólnego najlepiej skierować go do osoby najbardziej zainteresowanej.

Informacja wysłana z odpowiednim wyprzedzeniem

Oczywiste jest, że w przypadku notek aktualność ma kluczowe znaczenie, ale marketingowcy muszą uwzględniać to, że napisanie artykułu również jest czasochłonne. Jeśli zależy Ci na konkretnej dacie publikacji informacji, dostarcz ją z kilkudniowym lub maksymalnie tygodniowym wyprzedzeniem. Gdy notka dotyczy wydarzenia, na które zapraszasz osoby spoza Twojego miasta, wyślij ją co najmniej dwa tygodnie wcześniej, żeby dać możliwość zarezerwowania terminu czy zaplanowania pobytu.

Maile bez „ogonów”

Trzeba bardzo uważać na opcję „prześlij dalej” i pilnować treści maili, która automatycznie dołączą się pod naszą wiadomością. Może się bowiem zdarzyć, że w dłuższej korespondencji zapomnimy kto brał w niej wcześniej udział i nie przyjrzymy się historii, która znajduje się w „ogonie” maila. Przesyłając taką wiadomość np. do redaktora czy klienta, możemy się narazić na nieprzyjemności. Takie działanie jest nieprofesjonalne, a ponadto w treści dyskusji mogą się znaleźć informacje, które nie powinny trafić do osób spoza firmy.