Organizacja biura prasowego – w realu i na stronie www

Posiadanie profesjonalnego biura prasowego to wręcz obowiązek, zwłaszcza dla nowoczesnego i międzynarodowego przedsiębiorstwa. Pełni głównie funkcję pomostu komunikacyjnego między firmą a mediami, partnerami biznesowymi i klientami. Jednak jakość informacji generowanych i rozsyłanych przez biuro stanowi również element wizerunkowy. Press room może mieć charakter realny – w siedzibie firmy czy w miejscu organizowanego wydarzenia lub wirtualny – jeden z elementów strony WWW przedsiębiorstwa.

Biuro prasowe w siedzibie firmy

Aby stworzyć press room wystarczy wygospodarować na niego jedno z firmowych pomieszczeń, w którym będzie można przetrzymywać wszelkiego typu materiały prasowe oraz sprzęt potrzebny do ich tworzenia, czyli telefon, dyktafon, drukarkę, faks, a przede wszystkim komputer ze stałym łączem internetowym.

Kiedy już urządzisz nowe miejsce pracy pozostaje Ci przejść do zbierania i opracowywania materiałów prasowych. Niezbędne będzie również zadbanie o stworzenie bazy kontaktów do redakcji lub poszczególnych dziennikarzy piszących o branży lub branżach, w których działa Twoja firma, ustalenie warunków akredytacji dla przedstawicieli mediów zapraszanych na konferencje, itp., opracowanie raportów z działalności przedsiębiorstwa, stworzenie bazy potencjalnych sponsorów. W zakres obowiązków osób zajmujących się biurem prasowym wchodzi również organizowanie konferencji prasowych.

źródło: flickr.com

Wybierając miejsce na tymczasowe i zewnętrzne biuro prasowe, wybierz takie, które będzie dobrze widoczne i łatwo dostępne. Wyposaż je w co najmniej jeden telefon komórkowy, kserokopiarkę, faks, komputer z dostępem do internetu. Niezbędne będzie wydzielenie strefy akredytacyjnej, opracowanie zasad obsługi dziennikarzy przybyłych na miejsce wydarzenia,   a także ustalenie sposobu i formy dostarczania mediom raportów oraz informacji (np. pendrive, materiały na kartkach A4, itp.), itp.

Internetowy press room

Internetowe biuro prasowe powinno stanowić nierozerwalną część strony www firmy. Najlepiej stworzyć je poprzez dodanie zakładki o nazwie Biuro prasowe lub Press room. Warto ustalić, czy dostęp do biura będzie otwarty, czy też przedstawiciele mediów będą musieli się zalogować. Przy drugiej opcji, pamiętaj o podaniu dziennikarzom hasła i loginu. Press room powinien być prowadzony przejrzyście i posiadać łatwą nawigację. Wydziel zakładki na newsy, podstawowe informacje o firmie, jej członkach, produktach lub usługach oraz obszarach działania, informacje o akredytacjach, informacje archiwalne, dane kontaktowe rzecznika prasowego lub innej osoby do kontaktów z mediami, itp. Nie zapomnij o wydzieleniu zakładki ze zdjęciami, filmami wideo, wizualizacjami, itp. Dbaj o częstą aktualizację zamieszczanych materiałów i ich merytorykę.

Prowadzenie biura prasowego możesz zlecić zewnętrznej firmie specjalizującej się w obsłudze wirtualnego press roomu, która optymalnie zadba o to, aby wszelkie materiały prasowe ukazywały się regularnie i były szybko dostarczane do redakcji odpowiednich mediów.